A bejövő levelezőszervereket lehet POP3 vagy IMAP módon elérni, a kimenő levelezőszerveren pedig SMTP kapcsolaton keresztül lehet elküldeni a levelet.
Klasszikus módon az emaileket egy levelezőprogram (Outlook, Thunderbird, stb.) segítségével kezeljük. Ebbe a levelezőprogramba kell letölteni a leveleket, és innen lehet elküldeni a címzettnek.
A levelek letöltése
A levelek letöltése kétféle módon történhet:
-
POP3
Ez a klasszikus megoldás, amikor a levelezőprogram a levél
letöltése után törli a levlezőszerverről a levelet. Előnye, hogy offline módon (pl. egy repülőn) is olvashatóak, a helyi gépen vannak tárolva. A letöltés után a szolgáltatónál levő postafiókban nem foglal helyet, így nem telik be a postafiók, nem pattan vissza levél a megtelt tároló miatt.
Alapvetően egyetlen levelezőprogramban illik csak beállítani.
Hátránya, hogy a levél csak a letöltött példányban létezik, azaz helyben kell gondoskodni a rendszeres mentésről. -
IMAP
Amennyiben több eszközön szeretnénk ugyan azt a levelezést használni (pl. mobiltelefon és notebook), akkor az IMAP lehet a jó megoldás, A fejléc (feladó, címzett, dátum, méret) van csak a levelezőprogramban, meguk a levelek tartalmi része a szolgáltató szerverén tárolódik. Amikor megnyitásra kerül a levelezőprogramban a levél, akkor töltődik csak le a szerverről a tartalom. Emiatt alapvetően csak akkor működik, amikor van Internet kapcsolat. Előnye, hogy a szolgáltató helyezi
biztonságba a leveleket, viszont emiatt hátránya lehet a korlátozott mennyiségű tárolóterület. Ha nincsenek a levelek áthelyezve helyi mappákba, akkor betelhet a postafiók a szolgáltató szerverén, így visszapattanhatnak a levelek.
SMTP
A levelek küldésére szolgál a kimenő levelezőszerver, azaz az SMTP. Ezen ugyan úgy felhasználói névvel és jelszóval kell hitelesíteni a kapcsolatot, mint a POP3 vagy IMAP szervereknél. Technikailag teljesen független egymástól a bejövő és a kimenő oldal, azt a levelezőprogramnak kell megcsinálni, hogy az SMTP szerveren elküldött levelet elhelyezi az IMAP szerver „Elküldött elemek” mappájába.
SSL/TLS
A legtöbb Internet szolgáltató a spam-ek elleni védekezés miatt titltja a titkosítatlan SMTP kapcsolatokat. Az SSL/TLS egy titkosítási módszer, amivel a bejelentkezési adatokat tudjuk megvéden az illetéktelenektől, ezért nagyon javasolt a használatuk.
Az SSL vagy STARTTLS használata esetén más szerver portokat kell használni, mint a titkosítás nélküli kapcsolat esetén. Ezeket a portokat a levelezőprogamok maguktól szokták tudni és beállítani, da ha manuálisan szeretnénk megadni, akkor:
POP3 (titkosítás nélkül): 110
POP3 (titkosítással): 995
IMAP (titkosítás nélkül): 143
IMAP (titkosítással): 993
SMTP (titkosítás nélkül): 25
SMTP (STARTTLS titkosítással): 587
SMTP (SSL titkosítással): 465
Ha valaki csak webmail (pl. Gmail, Roundcube, Freemail, Yahoo, Hotmail, stb.) szolgáltatáson keresztül kezeli a leveleit, ott nincs szükség ezekre a beállításokra, mivel a szolgáltató elvégzi helyette ezeket.
A webmail előnye, hogy nem kell hozzá külön program, elég csak a szolgáltató weboldalát meglátogatni, és ott megtalálhatóak az emailek. Ez egyben a hátránya is olyan esetben, amikor nincs Internet kapcsolat, mert offline módban ezek az emailek nem érhetőek el. Ha lassú az Internet kapcsolat, akkor szintén problémás lehet a használatuk.
Gmail esetében a POP3 alapú letöltésnek lehet még szerepe, mert a hozzánk érkező leveleket ezen keresztül lehet letölteni egy Gmail fiókba az ITT leírt módon.