A meghatározások nem technikai, hanem érthetőbb formában:
* e-mail cím:
Felhasználó@domain formátumú azonosító. Vannak email szolgáltatók (pl. Google), ahol az adott domainnel (végződéssel) lévő email címeket lehet használni (pl. valaki@gmail.com, valaki@outlook.com, stb.). Saját domain név esetén a @ jel után a domain név áll, előtte pedig bármilyen szabadon meghatározott név, azonosító, stb.
* postafiók:
Az a tárhely, ahova postafiókhoz tartozó email címre küldött email kézbesítésre kerül.
* alias:
Egy olyan e-mail cím, ami egy másik email címhez kapcsolódik, nem tartozik hozzá közvetlenül önálló tárhely. Az alias címre küldött email arra a tárhelyre kerül kézbesítésre, amelyik címhez kapcsolódik. Pl. ha a postafiók a walter@bchukft.hu, a hozzá tartozó aliasok az info@bchukft.hu és a hr@bchukft.hu, akkor mindhárom címre küldött email a walter@bchukft.hu postafiókba kerül bele. Az aliasokra (info@ és hr@) küldött leveleket nem lehet külön elérni és lekérdezni, csak a postafiókon keresztül.
* átirányítás (forward):
Működésében nagyon hasonlít az aliashoz, de jellemzően akkor szokták használni ha az egyik tárhellyel már rendelkező postafiókra érkező leveleket egy másik tárhellyel rendelkező postafiókba kell kézbesíteni, miközben az átirányított postafiók tartalma érintetlen marad. Tipikus felhasználása egy távozott munkavállaló címének átirányítása az utódjának a címére.
* másolat küldés (copy):
Nagyon hasonlít az átirányításhoz, de a lényeges különbség, hogy az email megérkezik az átirányított és a cél postafiókba is. Tipikus felhasználása a szabadság alatti ideiglenes másolat küldés a helyettesítőhöz, mivel így a szabadság alatt érkezett leveleket is meg lehet nézni.
* automatikus válasz:
A beérkező e-mailre a tárhelyet biztosító levelezőszerver automatikusan elküldi a beállított szöveget. Teljesen független az aliasoktól, átirányításoktól, de jellemző felhasználása a másolat küldéssel együtt beállítva a szabadság alatti távollétről szóló értesítés.
Átirányítás, de hogyan?
Korábban jellemzőek voltak az automatikus levél továbbítások, másolat küldések, de a rengeteg spam miatt nagyon sok szigorítást és ellenőrzési lehetőséget vezettek be a szolgáltatók.
Ezek közül az egyik az SPF, ami meghatározza, hogy egy adott domain végződéssel melyik levelezőszerverek küldhetnek levelet. Ez alapvetően nagyon jó dolognak hangzik, viszont ellehetetleníti az automatikus továbbítást: ha pl. az info@bchukft.hu feladóval küldök egy emailt egy @outlook.com címre, ahol be van állítva egy automatikus továbbítás egy @gmail.com címre, akkor az nem fog célba érni a @gmail.com-os postafiókba. Ennek az az oka, hogy amikor elküldöm a levelet, akkor az outlook.com-os cím levelezőszervere ellenőriz engem, mint feladót és megállapítja, hogy jogosult vagyok küldeni. Átveszi a levelet kézbesítésre, majd megpróbálja továbbküldeni a @gmail.com-os címre. Itt jön a probléma: a @gmail.com is leellenőrzi, hogy az outlook.com levelezőszerver jogosult-e @bchukft.hu feladóval levelet küldeni. Természetesen nem jogosult (hiszen akkor tudna a nevemben spam-et is küldeni), így viszont a gmail.com levelezőszervere azt gondolja, hogy az outlook.com által továbbított email egy spam és nem fogadja el.
Emiatt elsősorban saját domain néven belül (azaz ugyanazzal a végződéssel rendelkező) email címek között szabad levél továbbításokat beállítani és határozottan nem javasolt külső címre irányítani.
Vannak olyan megoldások, amivel kiváltható a levél továbbítás. Pl. gmail.com esetén a POP3 letöltés beállítása, amiről továbbiakat itt lehet olvasni: POP3, IMAP, SMTP, SSL/TLS és itt: Gmail továbbítás helyett